Centrum Kompetencyjne Business Intelligence
Rozwiązania Business Intelligence zagościły na dobre w większości dojrzałych przedsiębiorstw. Dzięki nim użytkownicy biznesowi uzyskali możliwość dostępu do najważniejszych informacji, dotyczących różnych obszarów działalności przedsiębiorstwa. Otrzymali również narzędzia pozwalające na skuteczne raportowanie, planowanie, a także prowadzenie zaawansowanych analiz. Zrealizowane projekty w większości charakteryzują się wysokim zwrotem z inwestycji (ROI) i przede wszystkim spotykają się z życzliwym przyjęciem przez analityków i managerów , którym systemy BI realnie pomagają w codziennej pracy.
Spis Treści
- Fragmentacja środowisk
- Konieczność standaryzacji
- Standaryzacja nie wystarczy
- Role pełnione przez BICC
- Korzyści z wdrożenia BICC
- Struktura Centrum Kompetencyjnego BI
Fragmentacja środowisk
Niestety wdrożone rozwiązania bardzo często mają charakter lokalny, ograniczony do jednego departamentu. Poszczególne grupy użytkowników wykorzystują zupełnie różne technologie do prowadzenia analiz w oparciu o wiele, niezintegrowanych źródeł danych. Dodatkowo ta fragmentacja środowisk Business Intelligence ma tendencję do pogłębiania się wraz z upływem czasu. Poszczególne nowe przedsięwzięcia w tym zakresie, realizowane są jako niezależne projekty i skupiają się na dobrze zdefiniowanych lokalnych celach, jednakże często nie są poparte żadną korporacyjną strategią w tym zakresie.
W ten sposób firma pozornie rozbudowując swoje zaplecze analityczne, tak naprawdę oddala się od podstawowych założeń Business Intelligence. Nadal istnieje wiele rozłącznych repozytoriów danych (hurtownie, data marty), nadal trwają dyskusje na temat tego, które informacje są „bardziej prawdziwe”, nadal brak jednorodnego systemu dystrybucji informacji. Dodatkowo stan taki powoduje konieczność ponoszenia nieuzasadnionych kosztów, związanych z utrzymywaniem wielu, heterogenicznych środowisk, koniecznością niezależnego zarządzania kompetencjami wielu grup użytkowników, ale przede wszystkim z ciągłym integrowaniem i uzgadnianiem informacji, pochodzących z różnych obszarów biznesu.
Kolejnym istotnym zjawiskiem, związanym z dojrzewaniem środowisk Business Intelligence jest to, że przedsiębiorstwa coraz częściej uświadamiają sobie, że technologia jest tylko jednym i wcale nie najbardziej istotnym elementem takich rozwiązań. Znacznie ważniejsze jest faktyczne wpisanie „zarządzania poprzez informację” we wszystkie procesy managementowe firmy. A to związane jest z koniecznością posiadania i komunikowania jednorodnej strategii BI, a tym samym koniecznością standaryzacji metodologii, narzędzi i danych. Wymaga to również posiadania przez wszystkich użytkowników odpowiednich kompetencji i wiedzy, pozwalających im na rzeczywiste wykorzystanie potencjału oferowanego przez technologię.
Konieczność standaryzacji
Standaryzacja może dotyczyć wielu obszarów. Najważniejsze z nich to technologia oraz sposób definiowania znaczenia informacji (metadane, dane referencyjne).
Ujednolicenie środowiska technologicznego niesie za sobą szereg korzyści. Najbardziej bezpośrednie, związane są z obniżeniem kosztów utrzymania infrastruktury (prostsza administracja, brak konieczności posiadania kompetencji związanych z różnymi narzędziami) , możliwością uzyskania znacznie lepszych warunków licencyjnych od dostawców technologii (większy wolumen zakupów, bardziej ścisła relacja partnerska), a także widocznym zmniejszeniem kosztów projektów rozwojowych (bardziej wiarygodna estymacja czasu i budżetu, mniejsze ryzyko).
Do tego dochodzą korzyści mniej wymierne, związane z większym komfortem pracy działów IT, większym zadowoleniem użytkowników, a także naturalnym zwiększeniem efektywności wykorzystywania Business Intelligence w całej organizacji.
Z kolei standaryzacja sposobu definiowania znaczenia informacji pozwala na znacznie lepsze i bardziej powszechne zrozumienie dostępnych danych, bardziej skuteczne ich wykorzystanie przez różne grupy użytkowników, oraz zmniejszenie liczby błędów i nieporozumień. Takie podejście pozwala również na zapewnienie właściwej kultury zarządzania danymi (data governance), jak również administracji merytorycznej (data stewardship). Należy tutaj zwrócić uwagę, że ten obszar standaryzacji wcale nie zakłada, że dane będą przechowywane w jednym miejscu i w jednorodny sposób. Oczywiście jest to sytuacja znacznie bardziej komfortowa, ale nie zawsze właściwa i możliwa do osiągnięcia. Tym nie mniej - nawet jeżeli architektura danych zakłada podział na wiele różnych repozytoriów, opartych na różnych technologiach bazodanowych, to i tak warstwa metadanych i danych referencyjnych (master data) powinna być wydzielona i zarządzana niezależnie, w jeden, uporządkowany sposób.
Standaryzacja nie wystarczy
Standaryzacja jest dobra. Nie można jednak wpadać w pułapkę myślenia, że „one size fits all". Oczywiście zawsze należy przede wszystkim brać pod uwagę specyficzne wymagania i uwarunkowania danej grupy użytkowników i konkretne potrzeby biznesowe. To one są najważniejszym wyznacznikiem tego, jakie rozwiązania należy zastosować w danej sytuacji. Wymuszona standaryzacja bez dogłębnej analizy wszystkich „za” i „przeciw” może przynieść więcej problemów niż korzyści.
Wszystko to prowadzi do wniosku, że nowoczesne zarządzanie całością zagadnień związanych z Business Intelligence w dojrzałych organizacjach, wymaga nieco innego, bardziej metodycznego podejścia. Po pierwsze firma musi posiadać dobrze zdefiniowaną i kompleksową strategię w tym zakresie. Składa się na to co najmniej ogólny blueprint architektury, jasno określone procesy zarządzania i rozwoju, oraz mechanizmy pozwalające na utrzymywanie odpowiednich kompetencji użytkowników.
Tu jednak natrafiamy na zasadnicze pytanie – kto w naszej organizacji powinien za to odpowiadać? Kto powinien realizować te wszystkie działania? Najbardziej naturalne wydaje się powierzenie tego działowi IT. Jednakże systemy Business Intelligence są przede wszystkim domeną użytkowników biznesowych. Wiele obszarów, takich jak choćby merytoryczna administracja metadanymi, wymaga kompetencji, które wykraczają dalece poza standardowe funkcjonowanie IT w organizacji. Nie da się skutecznie zarządzać i rozwijać środowiska Bi bez ciągłej i bardzo bliskiej współpracy z poszczególnymi departamentami biznesowymi.
Rozwiązaniem, coraz częściej wybieranym przez wiele firm, jest powołanie nowej struktury, jaką jest Centrum Kompetencyjne Business Intelligence (BI Competence Center – BICC).
Role pełnione przez BICC
W najbardziej modelowym ujęciu, Centrum Kompetencyjne BI to zespół na styku IT i biznesu, mający stałą i sformalizowaną strukturę organizacyjną, posiadający zdefiniowane role, zadania i procesy, odpowiedzialny za ciągłe wspieranie i promowanie efektywnego użytkowania rozwiązań Business Intelligence w przedsiębiorstwie.
Najważniejsze role pełnione przez BICC dotyczą następujących obszarów:
- architektura BI – całościowe zarządzanie architekturą Business Intelligence w organizacji, w zakresie zarówno architektury technicznej, jak i architektury danych, oraz architektury aplikacyjnej; w tym obszarze BICC czuwa nad standaryzacją, ale również zajmuje się nieustannym rozwojem i optymalizacją całego środowiska BI
- zarządzanie i koordynacja projektów BI – poszczególne przedsięwzięcia, związane z tworzeniem bądź modyfikowaniem wszystkich komponentów architektury BI są de facto zarządzane przez BICC, które czuwa nad tym, aby powstające rozwiązania właściwie wpisywały się w większą całość, nie powielały istniejących funkcjonalności, oraz były maksymalnie efektywne i bezpieczne
- administracja metadanymi i danymi referencyjnymi –merytoryczne administrowanie informacją dostępną w środowisku BI, jest jednym z ważniejszych zadań BICC; funkcja ta musi być powierzona osobom posiadającym odpowiednią wiedzę na temat znaczenia, pochodzenia i możliwości wykorzystania poszczególnych danych, dostępnych w hurtowniach i data martach
- szkolenia – środowisko Business Intelligence nieustannie ewoluuje, wraz ze zmieniającą się strategią działania organizacji, wraz z pojawianiem się nowych źródeł danych, nowych technologii i wymagań raportowych; dlatego zarządzanie kompetencjami nie może ograniczać się do jednorazowego szkolenia nowych użytkowników - również ci, którzy korzystają z rozwiązań BI od dawna, powinni być na bieżąco wprowadzani we wszelkie zmiany i nowe aspekty
- wsparcie dla użytkowników – BICC świadczy „drugą linię” wsparcia dla użytkowników, odpowiadając na zapytania i rozwiązując problemy, które wykraczają poza standardowe zgłoszenia obsługiwane przez Hot Line
- zarządzanie relacjami z dostawcami – ponieważ Centrum Kompetencyjne BI odpowiada za całość architektury w tym zakresie, to również zajmuje się takimi działaniami jak zarządzanie licencjami wykorzystywanych narzędzi oraz długofalowe planowanie inwestycji technologicznych; może również korzystać z zewnętrznych konsultantów do realizacji poszczególnych projektów BI – wszystko to powoduje, iż BICC jest najbardziej właściwym miejscem do utrzymywania ścisłych relacji z dostawcami zarówno narzędzi, jak i usług Business Intelligence
- zaawansowane działania analityczne – BICC poza rolami opisanymi powyżej, może również świadczyć szczególną formę usług wewnętrznych w organizacji, związanych z wykonywaniem bardziej zaawansowanych analiz, zamawianych przez poszczególne departamenty w sytuacji, kiedy stopień złożoności danego problemu wykracza poza posiadane przez nie kompetencje
Korzyści z wdrożenia BICC
Stworzenie nowej struktury, jaką jest Centrum Kompetencyjne BI, przynosi wiele bardzo istotnych korzyści. Część z nich została opisana powyżej, warto jednak spojrzeć przede wszystkim na opinie użytkowników. W ankiecie przeprowadzonej przez BetterManagement.com wśród firm, które posiadają takie rozwiązania, zostały wskazane następujące korzyści:
- upowszechnienie użycia Business Intelligence – 74%
- zwiększenie satysfakcji użytkowników – 48%
- lepsze zrozumienie wartości BI – 45%
- zwiększenie szybkości podejmowania decyzji w organizacji – 45%
- zmniejszenie kosztów osobowych – 26%
- zmniejszenie kosztów software – 24%
W innej ankiecie, przeprowadzonej przez amerykańską edycję Computerworld, firmy które posiadają, bądź planują w najbliższym czasie wdrożyć BICC, wskazywały na następujące aspekty:
- zwiększenie satysfakcji użytkowników – 88%
- zwiększenie szybkości podejmowania decyzji – 86%
- poprawa trafności podejmowanych decyzji – 86%
- upowszechnienie użycia Business Intelligence – 85%
- poprawa współpracy pomiędzy IT a biznesem – 85%
- nowe sposoby użycia BI w organizacji – 75%
- lepsze zrozumienie wartości BI – 71%
- zmniejszenie kosztów osobowych – 51%
- zmniejszenie kosztów technologicznych – 50%
Jak widać – dwie niezależne ankiety, przeprowadzone według różnych innych metodologii i na innych grupach użytkowników, pokazują dość zgodnie, że stworzenie BICC jest krokiem, który znacząco poprawia efektywność, zwiększa satysfakcję i zaangażowanie użytkowników, oraz pozwala na obniżenie kosztów związanych ze środowiskiem Business Intelligence.
Struktura Centrum Kompetencyjnego BI
Jak już zostało powiedziane wcześniej, BICC jest jednostką składającą się zarówno z przedstawicieli biznesu jak i IT. Zgodnie z badaniami Computerworld, typowa liczebność takiego zespołu nie przekracza 10 osób (66% przypadków). Niezależnie od swojej liczebności i struktury wewnętrznej BICC musi mieć silnego sponsora biznesowego i powinno raportować bezpośrednio do najwyższego poziomu managementu w organizacji (CIO, COO, etc.).
Można sobie wyobrazić BICC jako strukturę „wirtualną”, to znaczy grupującą przedstawicieli różnych innych departamentów, niejako w poprzek standardowej hierarchii organizacyjnej. Podejście takie może być dobrym rozwiązaniem na początek, w sytuacji kiedy brak dobrze uzasadnionego business case do powołania odrębnej, stałej struktury. Z czasem jednak należy dążyć do wydzielenia całkowicie niezależnej jednostki, posiadającej własne miejsce w organizacji, własny budżet i pełnoetatowych pracowników.
Wynika to z faktu, iż struktura wirtualna, choć w oczywisty sposób prostsza i tańsza, ma szereg wad. Związane są one przede wszystkim z potencjalnymi problemami komunikacyjnymi pomiędzy członkami zespołu, wywodzącymi się z różnych, często rywalizujących ze sobą, obszarów biznesu. Ponadto naturalne jest, że w takim modelu praca na rzecz BICC będzie zawsze traktowana przez nich jako coś dodatkowego, o priorytecie niższym niż inne, stałe zajęcia.
Na koniec warto podkreślić, że zgodnie ze wspomnianą wcześniej ankietą Computerworld większość firm, decydujących się na wdrożenie modelu BICC, posiłkuje się pomocą firm zewnętrznych, posiadających wiedzę i doświadczenie, pozwalające na zwiększenie efektywności i zmniejszenie ryzyka całego przedsięwzięcia. Najczęściej rolę taką pełnią dostawcy wyspecjalizowani w zagadnieniach BI (27%), firmy konsultingowe (23%), oraz integratorzy systemów (17%).
