Kilka porad, jak z sukcesem poprowadzić projekt BI
Kierowcy rajdowi mawiają: Nieważne z jaką prędkością wchodzisz w zakręt, ważne z jaką z niego wychodzisz. Każda organizacja, która chce wdrożyć BI, będzie musiała się z takim zakrętem zmierzyć. Odpowiednie przygotowanie i poprowadzenie projektu pozwoli na płynne , efektywne pokonanie zakrętu i odniesienie sukcesu na wyjściu z niego. Niestety nie wszystkim się to udaje i okazuje się, że wchodząc za szybko w ten zakręt – przestrzeliliśmy go.
Tym prostym porównaniem chciałem zwrócić uwagę na częstą przyczynę porażek projektów wdrożenia Hurtowni danych – zbyt duży, nieodpowiednio oszacowany zakres projektu. Analityk pyta stronę biznesową, jakich właściwie danych potrzebują – odpowiedź zazwyczaj brzmi: Wszystkich! Dlatego pierwszym ważnym etapem jest odpowiednie „pocięcie” i poukładanie zebranych wymagań. Idąc szerokim frontem, realizując wymagania, które jednym słowem możemy określić jako „wszystko”, możemy niestety wypaść z zakrętu prosto w pole. Jak zatem zarządzać zakresem projektu? Jak podzielić go na kilka faz? Z takimi pytaniami przychodzi się zmierzyć osobom odpowiedzialnym za doprowadzenie inicjatyw do szczęśliwego końca. Przede wszystkim trzeba zrozumieć, w jakim kierunku biznes chce zmierzać, jakie ma postawione cele. Hurtownia czy data Mart jest po prostu narzędziem w ręku managera. Odpowiednie zrozumienie potrzeb biznesowych jest kluczem do sukcesu pozwoli mu w pełni wykorzystać to narzędzie podczas podejmowania ważnych decyzji.
Logiczne wydawałoby się podejście polegające na zebraniu wszystkich wymagań biznesowych, potem analiza, projektowanie, modelowanie, integracja… i tak po kilku latach projektu okazuje się, że wymagania się zmieniły. Czas płynie, rynek się zmienia, biznes się zmienia, więc i wymagania się zmieniają. Nieciekawa sytuacja, tym bardziej że projekt się przeciąga, a biznes do tej pory nie ma żadnych produktów naszej ciężkiej pracy. Wtedy przychodzi refleksja – a może trzeba było wziąć mały fragment tych wymagań, spójnych wymagań z jednego, może dwóch procesów/obszarów biznesowych? Pozwoliłoby to na szybką realizację wymagań i dostarczenie projektu, bez większego ryzyka, że potrzeby się zmienią. Biznes byłby zadowolony, a i w zespole projektowym morale cały czas byłyby wysokie. Po pierwszym sukcesie, bierzemy na warsztat kolejną grupę wymagań itd. Nazwijmy to podejście „metodą mały kroków”. Rozwiązanie idealne? Nie do końca. Bo przy realizacji którejś kolejnej paczki wymagań okazuje się, że powstałe data marty nie bardzo można ze sobą zintegrować. Budujemy więc kolejne redundantne obiekty w myśl zasady: jak działa to nie ruszać. I tak po jakimś czasie mamy 5 wymiarów klienta. Znowu przychodzi refleksja – nasze podejście małych kroków jest właściwe i cały czas zmierzamy do przodu – ale dobrze by było, gdybyśmy te kroczki stawiali na wyznaczonym wcześniej szlaku, który prowadzi do celu. Tym szlakiem jest opracowana docelowa architektura wraz ze wskazaniem standardów projektowania i rozwoju poszczególnych obszarów.
Głównym zadaniem i celem architekta Hurtowni jest stworzenie jednego, spójnego, logicznego modelu danych, który systematycznie będzie implementowany i rozbudowywany o nowe obszary. Oczywiście będzie to model na dość wysokim poziomie szczegółowości, a na samo doprecyzowywanie przyjdzie w trakcie realizacji prac w danym obszarze. Można też kupić na rynku gotowe modele, jednak firmy, które sprzedają swój know-how, życzą sobie za to dość duże pieniądze, dlatego warto się zastanowić nad takim wyborem. Ważnym aspektem jest opracowanie standardów, wg których hurtownia powinna być tworzona (standardy nazewnicze, referencje do systemów źródłowych, klucze sztuczne i naturalne, itd.). Jedni zdecydują się budować model wymiarów i faktów, inni model relacyjny – jest to kwestia wtórna. Każde podejście ma swoje wady i zalety, ale ważne jest, aby trzymać się przyjętego wcześniej założenia.
W ferworze walki z poszczególnymi obszarami naszej hurtowni nie możemy zapominać o użytkownikach i ich wymaganiach. To dla nich wdrażany jest BI, oni będą bezpośrednio z niego korzystać i „konsumować” dane zgromadzone w hurtowni. Realizacja projektu bez odpowiedniego udziału strony biznesowej jest niestety częstym błędem, prowadzącym to niepowodzenia projektu. Bardzo ważna kwestią jest silne umocowanie projektu w organizacji, świadomość i poparcie wyższego management dla tej inicjatywy. W znaczącym stopniu ułatwia to pozyskiwanie do projektu zasobów biznesowych. Bez ich odpowiedniego udziału prawdopodobieństwo zakończenia prac sukcesem znacznie spada. W przypadku, gdy w organizacji nie ma poparcia i pieniędzy dla takich inicjatyw, trzeba sobie radzić w inny sposób i powoli rozbudowywać BI pod przykrywką innych inicjatyw.
Projekty mające na celu rozwój warstwy Business Intelligence są duże, skomplikowane, wymagają zaangażowania właściwie wszystkich linii biznesowych w organizacji, trwają długo i mają wiele ryzyk, które mogą doprowadzić do niepowodzenia projektu. Dlatego ważne jest, aby odpowiedzieć na pytanie, po co w ogóle wdrażamy BI, co chcemy osiągnąć i jak się to będzie wpisywać w przyszłą strategię rozwoju biznesu. Do tego trzeba dołożyć racjonalne zarządzanie wymaganiami i zakresem projektu. Jeżeli uda się spiąć te wszystkie rzeczy i nad nimi zapanować, mamy spore szanse aby dowieźć ten projekt do końca płynnie pokonując wszystkie napotykane zakręty.
