Master Data Management – próba definicji …
Kolejny z cyklu materiałów Tomasza Mierzwy poświęconych Master Data Management. Tym razem autor podejmuje próbę zdefiniowania czym tak właściwie jest MDM.
Zacznijmy od ustalenia co właściwie oznacza pojęcie Master Data. Problemy zaczynają się już przy próbie przetłumaczenia na język polski. Możemy napotkać wiele różnych określeń używanych zamiennie. Najpopularniejsze z nich to „dane referencyjne”, „dane główne”, a czasem również – notabene zupełnie niepoprawne – „metadane”. Często uciekamy się do próby bardziej opisowego przedstawienia pojęcia Master Data, mówiąc o „słownikach”, bądź też „definicjach” klientów, produktów, czy też innych obiektów biznesowych.
Zgodnie z literaturą Master Data to „wolno zmienne dane, które definiują i opisują obiekty biznesowe, dla których istnieje (bądź powinna istnieć) uzgodniona definicja w skali całej organizacji”. Przyjrzyjmy się tej definicji. Pierwsza jej część mówi o tym, że mamy do czynienia z informacją, która jest stosunkowo statyczna. No bo jak często zmieniają się podstawowe cechy człowieka? Co prawda atrybut „kolor włosów” może być, zwłaszcza w przypadku niektórych kobiet, zmieniany stosunkowo często, ale z pewnością nie tak szybko jak choćby saldo wykorzystanych minut w abonamencie telefonicznym ☺. Czyli cechy takie jak nazwisko, płeć, zawód to dane typu Master, tymczasem wspomniana wysokość rachunku to informacja typowo transakcyjna. W dalszej części nasza definicja mówi o „obiektach biznesowych”. Typowe przykłady danych referencyjnych to opisy klientów, produktów, materiałów, sprzętu, pracowników, etc. Możemy powiedzieć innymi słowy, że obiekty biznesowe (definiowane przez Master Data) to „podmioty” transakcji realizowanych w różnych procesach biznesowych. I najczęściej odnoszą się one albo do realnych bytów (konkretny człowiek, książka, czy koparka), albo do dobrze zdefiniowanych pojęć, których znaczenie powinno być jednoznacznie uzgodnione i współdzielone w organizacji (np. definicja produktu ubezpieczeniowego lub oferowanej przez nas usługi).
Zwróćmy uwagę, iż Master Data mogą zawierać zarówno informacje ustrukturalizowane jak i nieustrukturalizowane, takie jak dokumenty czy multimedia. Cechą (atrybutem) danej osoby jest zarówno jej imię, jak i jej wizerunek (zdjęcie) albo wzór podpisu. Cechą produktu jest jego waga, ale również na przykład dokument zawierający jakiś jego certyfikat bądź też atest. Najbardziej skrajnym przypadkiem z jakim spotkałem się w realnych zastosowaniach było „grywalne demo” (czyli kilkugigabajtowy plik) jako atrybut produktu, będącego grą komputerową. Jak widać ma to znaczący wpływ na myślenie o „repozytorium Master Data”, ponieważ z całą pewnością, nie da się go skutecznie przechować wyłącznie w tradycyjnej, relacyjnej bazie danych.
Master Data mogą być wykorzystywane przez różne grupy użytkowników i używane zarówno w procesach transakcyjnych, jak również w systemach analitycznych. Jednocześnie mogą być (i najczęściej są) bardzo rozproszone i przechowywane w wielu różnych systemach informatycznych w organizacji.
Podsumowując – przedmiotem naszych rozważań będą te dane, które:
- Definiują obiekty biznesowe
- Zmieniają się powoli (nietransakcyjnie)
- Są uzgodnione i współdzielone w skali całej organizacji
Skoro wiemy już co to takiego Master Data to oczywistym wydaje się stwierdzenie, że Master Data Management to nic innego jak „zarządzanie Master Data”. I tak oczywiście jest, jednakże jest to pojęcie stosunkowo szerokie i mające wiele różnych aspektów.
Ujmijmy to tak - Master Data Management (MDM) jest zestawem procesów, systemów i rozwiązań organizacyjnych, mających na celu zapewnie scentralizowanego zarządzania Master Data w obszarach: zbierania, konsolidowania, zapewnienia jakości, przechowywania oraz dystrybucji.
Czyli po pierwsze MDM to dobrze zdefiniowane procesy - jasno określające, kto i w jaki sposób tworzy i modyfikuje na przykład definicje produktów, będących w naszej ofercie handlowej. W momencie kiedy przestajemy patrzeć na produkt jako na „indeks i nazwę”, a zaczynamy postrzegać go jako spójny zestaw kilkudziesięciu szczegółowych atrybutów, wraz z zestawem zdjęć, instrukcji, czy filmów pokazujących sposób montażu, określenie choćby procesu jego tworzenia staje się zagadnieniem co najmniej skomplikowanym.
Drugim niezbędnym elementem MDM jest sam system, bądź zestaw systemów, które pozwalają na realizację tychże procesów, oraz pozwalają efektywnie zbierać i udostępniać dane wszędzie tam gdzie są one potrzebne. Kompletne rozwiązanie MDM powinno zapewniać platformę przechowywania i zarządzania Master Data, będąc jednocześnie autorytatywnym źródłem takich danych dla wszelkich uprawnionych systemów i użytkowników. Powinno ono wspierać wszelkie obszary związane z konsolidowaniem i zarządzaniem danymi referencyjnymi w całym cyklu ich życia, jak również zapewniać mechanizmy pozwalające na ciągłe zapewnienie i kontrolę ich jakości.
W bardziej zaawansowane wersji system taki może zapewniać użytkownikom biznesowym możliwość samodzielnego modelowania i zarządzania strukturą Master Data. Zastanówmy się – jak często zmienia się zestaw atrybutów definiujących telefon komórkowy? Wczoraj nikt nie zakładał, że klient będzie chciał wyszukiwać według cechy „wbudowany GPS”. Dziś może go interesować czy dany model może pełnić „funkcję karty kredytowej”. Jutro być może będzie to „wbudowany projektor multimedialny”, albo raczej coś innego, o czym teraz ma pojęcie zaledwie kilku naukowców gdzieś w dalekiej Korei (Południowej). Jak widać sama struktura informacji może zmieniać się bardzo często, nie mówiąc o wszelkiego rodzaju hierarchiach, kategoryzacjach, etc.
Kolejnym i często zaniedbywanym elementem Master Data Management jest wdrożenie właściwych rozwiązań organizacyjnych, wspierających realizację uzgodnionych procesów zarządzania danymi referencyjnymi. Coraz częściej można zauważyć, że dojrzałe przedsiębiorstwa tworzą zupełnie odrębne komórki, odpowiedzialne za wysoką jakość i dostępność takich danych. W niektórych przypadkach decydują się one wręcz na przeniesienie odpowiedzialności za kompletność i aktualność na przykład definicji produktów na swoich dostawców bądź partnerów biznesowych. Przekłada się to na prostą zależność – „chcesz abym sprzedawał/wykorzystywał twój produkt, daj mi najpierw jego kompletny opis”. Zwróćmy też uwagę, że taka informacja o produkcie sama w sobie staje się towarem, który z jednej strony należy chronić (bo cóż prostszego niż napisać bota, który ukradnie nam całą, pracowicie stworzoną bazę Master Data, wykorzystywaną do wygenerowania oferty w sklepie internetowym), ale z drugiej - można nim skutecznie handlować. Co oczywiście coraz więcej firm na świecie czyni, robiąc z tego całkowicie nowy biznes.
W kolejnym odcinku zastanowimy się nad typowymi problemami i wyzwaniami związanymi z wdrażaniem rozwiązań MDM...
