Nowe możliwości technologii BI – nowe wymagania organizacyjne

Business Intelligence wchodzi w nową fazę rozwoju. Postęp technologiczny już teraz na nowo definiuje kwestię udostępniania informacji pracownikom. Korzystają oni z komputerów, które nie mają problemu z operowaniem setkami tysięcy rekordów w pamięci operacyjnej. Każdy ma zainstalowane powszechnie dostępne narzędzie operujące milionem rekordów. Nawet urządzenia przenośne pozwalają na udostępnienie zaawansowanych analiz i raportów służących pracownikom w terenie. Użytkownicy biznesowi wyposażani dla celów strategicznych i taktycznych przez niewielki dział analityków w zestaw raportów przypominają „mięso armatnie” z I wojny światowej - w porównaniu do użytkowników posiadających dostęp do odpowiedniego zakresu danych gotowych do szybkiego opracowania dla celów operacyjnych wyglądają jak armia oczekująca w Linii Maginota na Blitzkrieg. Całkowicie zmienia to podejście do udostępniania informacji i zapewnienia infrastruktury informatycznej.

Jedna rzecz natomiast pozostaje stała – zastosowanie nowych technologii wiąże się z inwestycjami, na które mogą być przeznaczone ograniczone środki, tak więc problem „krótkiej kołderki” jak zwykle pozostaje nieprzemijający.

Spis Treści

• Czy przedsiębiorstwa są przygotowane na taką sytuację?
• Co to jest Zarządzanie BI (BI Governance)?
• Ramy wdrożenia Zarządzania BI
• Modele Zarządzania BI
• Nowe możliwości – nowe wymagania organizacyjne

Czy przedsiębiorstwa są przygotowane na taką sytuację?

Dobrze jeśli w ogóle zdają sobie sprawę z sytuacji dochodząc do wniosku, że zarządzanie w żadnym obszarze nie wykonuje się samo – a więc, żeby nie być jedynie reaktywnym na pojawiające się różne zapotrzebowania, dokonały analizy potrzeb biznesowych i kolejnych kroków wdrożeniowych. Idealnie, jeśli zarządzanie BI jest ujęte w regularny proces posiadający ustaloną strukturę. Aby sobie odpowiedzieć, w jakim miejscu znajduje się przedsiębiorstwo można sobie zadać takie pytania:

• Czy możesz opisać proces zarządzania obszarem BI?
• Kto podejmuje decyzje o kolejnych krokach inwestycyjnych?
• W jaki sposób rozwiązywane są konflikty interesów?
• Czy zdarzają się nietrafione decyzje inwestycyjne?
• Czy użytkownicy narzekają na jakość dostarczonych narzędzi/analiz?
• Co się dzieje gdy projekty wdrożeniowe mają obsuwki czasowe lub budżetowe?
• Jak podejmowane są decyzje o wycofaniu się z aplikacji?
• Czy inwestycje w BI są mierzalne?
• Czy procesy decyzyjne w sprawach BI są wystarczająco przejrzyste?

Odpowiadając sobie na nie można zrobić krótki rachunek sumienia, co w firmie się robi, a szczególnie, czego się nie robi w zakresie Zarządzania BI.

Co to jest Zarządzanie BI (BI Governance)?

Zarządzanie to proces decyzyjny oraz nadzorowania procesów, w którym priorytetyzuje się inwestycje, alokuje zasoby i monitoruje wyniki zapewniające tworzenie wartości, tak by Program Business Intelligence był zgodny z celami firmy, generował właściwe działania i zachowania biznesowe.

Zatem Zarządzanie Bi może być pojmowane jako proces służący racjonalizacji wydatków na podstawie określonej listy kryteriów, jako zestaw reguł/dobrych praktyk w obszarze BI oraz jako zdefiniowanie ról i zakresów odpowiedzialności. Definicja implikuje przedstawienie jasnej odpowiedzi na następujące pytania, dzięki którym można stworzyć ramy dla Zarządzania BI:

• Jakie decyzje mają być podjęte?
• Kto będzie je podejmował?
• W jaki sposób będą podejmowane?
• W jaki sposób będzie monitorowane ich wykonanie?

Potrzeba wdrożenia Zarządzania BI powinna pojawić się w momencie, gdy rozpatrywana jest decyzja o wdrożeniu, oczywiście od pewnej skali, narzędzia BI. Wdrożenia, które najczęściej jest cross-departamentalne, a więc będzie miało dostarczyć wartość użytkownikom z wielu obszarów. Zaletą strukturalizowanego procesu zarządzania będzie odpowiednia alokacja środków zgodnie z priorytetami firmy oraz rozpowszechnienie i promocja użycia narzędzi BI. Założeniem Zarządzania BI jest uczestnictwo przedstawicieli wszystkich działów biorących udział we wdrożeniu narzędzi BI – bądź jako zespół wdrożeniowy lub beneficjenci narzędzia – w celu zrównoważenia w podejmowanych decyzjach czynników technologii i wymagań biznesowych.

Ramy wdrożenia Zarządzania BI

Odpowiedź na cztery powyższe pytania daje podstawę do zbudowania ram wdrożenia zarządzania obszarem Business Intelligence, a więc przyjęcia Misji (Guiding Principles), ustalenia organizacji ciał decyzyjnych (Decision-Making Bodies), ustalenia zakresów uprawnień decyzyjnych (Decision Areas) oraz procedur i mechanizmów zarządzania (Governance Mechanisms).

Misja

Misja oznacza meta-regułę dla podejmowania decyzji o priorytetach tak by były one zgodne z celami strategicznymi firmy. Misją może być np. „BI ma umożliwić samowystarczalność informacyjną użytkownikowi” lub „BI zapewnia właściwe zarządzanie danymi firmy jako jej głównym aktywem – tak, aby były zintegrowane, zestandaryzowane i współużywane”.

Ciała Decyzyjne

Przyjęty model zarządzania, a więc konstrukcja ciał decyzyjnych, zakresów uprawnień decyzyjnych oraz mechanizmów zarządzania zależy od upowszechnienia kultury informacyjnej i informatycznej w organizacji, a także po prostu od potrzeb związanych z BI – Komitet Sterujący Programem BI może przybrać zarówno postać stale funkcjonującej komórki w firmie, jak i być ciałem wirtualnym, do którego są wydelegowane osoby z różnych działów firmy w celu zarządzania programem BI.

Niezależnie od przyjętego modelu, powinny się w nim znaleźć osoby z trzech obszarów, których dotyczy wdrożenie BI:

• biznes – osoby z biznesu zapewniają promocję i sponsorowanie wdrożeń korzystnych dla ich jednostki/działu/departamentu. Ich zadaniem jest uzasadnienie wymagań, a także dobranie osób uczestniczących od strony biznesowej w Modelowaniu Danych, Integracji Danych oraz zapewnieniu strony Front-Endowej narzędzia.
• IT – osoby zapewniające wsparcie od strony technologicznej, a więc pełniące role: Kierownika Projektu, Data Modeler Lead, Data Integration Lead, BI Front-End Lead, Enterprise Architect.
• Dyrektor Finansowy lub przedstawiciel – ze względu na skalę wydatków, ich uzasadnianie powinno odbywać się bezpośrednio wobec głównego decydenta lub jego przedstawiciela.

Zakres Uprawnień Decyzyjnych

Praktyka funkcjonowania takich ciał wskazuje, że warto zadbać (na poziomie Misji oraz agendy), aby spotkania dotyczyły ustalenia priorytetów we wdrożeniach w obszarze BI, a nie były miejscem comiesięcznego/kwartalnego narzekania na stan narzędzi BI w firmie. A więc aby każdy nowy projekt miał odpowiednie uzasadnienie, ustalonego sponsora, określoną i mierzalną korzyść oraz ramy czasowe, a nie po to żeby np. określać politykę zakresu, struktur i dostępu do danych uzasadnianą przez poszczególnych przedstawicieli biznesu czy IT. Wskazuje się, że agenda powinna zawierać tematy wynikające z Zakresu Uprawnień Decyzyjnych, a więc decyzje dotyczące: statusu nowych projektów w portfolio, statusu projektów prowadzonych oraz działań w związku ze stopniem wykorzystania narzędzi BI w firmie i przynoszonych przez nie korzyści.

Ponadto decyzje komitetu powinny być wiążące – podważenie decyzji komitetu poza ustaloną drogą eskalacji, np. bezpośredni lobbing do osób powyżej (CEO, COO) prowadzi w szybkim tempie do dewaluacji wypracowanych decyzji i powrotu do zakulisowej polityki.

Mechanizmy Zarządzania

Komitet Sterujący Programem BI jest ciałem decyzyjnym, które analogicznie do IT Governance, odpowiada za wartość przynoszoną przez inwestycje w obszarze BI oraz zarządza ryzykiem związanym z jakością informacji dostarczanych przez narzędzia BI, zarówno po stronie informatycznej jaki biznesowej, co czyni poprzez pętlę zwrotną z wyznaczeniem celów, wdrożeniem i pomiarami efektów.

Modele Zarządzania BI

W zależności od rodzaju kultury projektowej i informatycznej w firmie oraz skali programu BI Zarządzanie BI może być realizowane w różnych modelach organizacyjnych, które mają swoje zalety i wady i mogą być zastosowane w zależności od stopnia rozwoju i upowszechnienia programu BI. Można sklasyfikować te rozwiązania umiejscawiając je na dwóch skalach: stopnia zinstytucjonalizowania oraz „udziału cukru w cukrze”, czyli stopnia zaangażowania biznesu w rozwój środowiska BI.

Zarządzanie przez IT

W firmach, w których funkcjonuje rozwinięte IT Governance, a Dział IT cieszy się poważaniem ze strony pozostałych departamentów uczestniczących w Programie BI możliwe jest zastosowanie modelu Zarządzania BI przez IT. Zwykle jest to też pierwszy odruch w przypadku początkowego stadium wdrożenia BI, w związku z koniecznością zapewnienia technologicznej bazy dla rozwiązań – przygotowania danych do wykorzystania zgodnie z wymaganiami biznesowymi. Dział IT w tym przypadku wykonuje zamówienia ze strony departamentów biznesowych, projekty BI prowadzone są często niezależnie od siebie lub ich współzależność wynika z ograniczeń technologicznych, a nie wymagań biznesowych.

Zaletą takiego rozwiązania jest to, że Dział IT może stanowić rodzaj arbitra pomiędzy różnymi departamentami biznesowymi oraz na podstawie zbieranych doświadczeń standaryzować proces pobierania i modelowania danych.

Minusem natomiast jest fakt, że niewielki lub brak stałego udziału przedstawicieli biznesu w Komitecie Sterującym może sprawić, że IT będzie współzawodniczyć z biznesem o zasoby w Programie BI, co może skutkować decyzjami korzystnymi z punktu widzenia technologii, ale niekoniecznie korzyści biznesowych uzyskiwanych dzięki wykorzystaniu narzędzi. Wobec rozproszonego zapotrzebowania ze strony biznesu również rozwój poszczególnych elementów przebiega w sposób nieskoordynowany, bez ustalonej architektury rozwiązania BI w firmie.

Federacja

Model federacyjny stosowany jest w firmach, w których istnieje wysoka świadomość potrzeb w obszarze BI zarówno po stronie biznesu jak i IT. Procesy biznesowe i ich cele są dobrze zdefiniowane, a Dział IT jest nakierowany na zapewnienie właściwych narzędzi dla każdego procesu biznesowego. Projekty prowadzone są przez powoływane wspólne zespoły IT i biznesu, ich rezultatami są rozwiązania ściśle odpowiadające wymaganiom biznesowym, Komitet Sterujący może być zwirtualizowany i nie wymaga wydzielenia jako osobnej, regularnie działającej komórki organizacyjnej.

Zaletą jest dostarczanie rozwiązań ściśle odpowiadających wymaganiom użytkowników biznesowych, natomiast minusem, że przy braku wypracowanych ogólnych standardów działają one w formie rozproszonej, np. bez wykorzystania wspólnej hurtowni danych opartej na jednym standardzie. Coraz większe możliwości rozwiązań rozproszonych (In Memory Analytics, Power Pivot) sprzyjają rozwojowi obszaru BI w tym modelu, co wiąże się często z duplikacją rozwiązań BI i procesów związanych z pozyskiwaniem danych.

Centrum Kompetencyjne BI (BI Competency Center - BICC)

Centrum Kompetencyjne jest modelem najdalej wypełniającym koncepcję Zarządzania BI. Przyjmując postać wydzielonej komórki organizacyjnej (często w cross-departamentalnej strukturze matriksowej) może być w tej postaci najmocniej zinstytucjonalizowaną formą zarządzania obszarem BI. W odróżnieniu od IT, które staje się wtedy odpowiedzialne za technologię (z CTO – Chief Technology Officer – jako głównym przedstawicielem), Departament BI staje się równie wysoko umocowanym departamentem odpowiedzialnym za dostarczanie informacji zgodnie z zapotrzebowaniem biznesu (z CIO – Chief Information Officer – jako głównym przedstawicielem).

Zaletą takiego rozwiązania jest wspólna architektura rozwiązań BI w firmie, uzgodnienie praktyk i standardów zarówno na poziomie technologii, architektury jaki wdrażania rozwiązań, wspólna platforma dla narzędzi BI, które mogą być rozwijane w modelu federacyjnym, rozwój zgodny z zapotrzebowaniem biznesu i z dobrym rozeznaniem technologii, centralne wsparcie dla projektów BI, udział wszystkich „udziałowców” obszaru BI w jego rozwoju.

Minusem jest to, że zinstytucjonalizowanie Zarządzania BI możliwe jest dopiero przy odpowiedniej skali problemu. Wadą wydzielonej komórki organizacyjnej jest oddzielenie się od potrzeb biznesu i wymagań IT – powstają potrzeby właściwe dla nowego działu, zaś w przypadku struktury wirtualnej obniża się jej trwałość ze względu na niepełny udział jej uczestników.

Nowe możliwości – nowe wymagania organizacyjne

Rozwój technologii BI, umożliwiający wyposażenie niemalże każdego pracownika w firmie dającymi przewagę konkurencyjną narzędziami analitycznymi, których możliwości zwiększają się zarówno w warstwie prezentacyjnej, analitycznej jak i pobierania i przetwarzania danych stwarza wyzwanie dla zarządzania tym obszarem i architektury rozwiązań. To rozproszenie staje przed problemem optymalizacji wykorzystania narzędzi. Aby w pełni móc korzystać z rozwoju technologii działy zarządzające obszarem Business Intelligence powinny być zdolne zarówno do centralizacji środków, standarów i ujednolicenia praktyk jak i federacyjnego modelu rozwoju rozwiązań najlepiej dopasowanych do potrzeb biznesowych użytkowników. Właściwy model Zarządzania BI pozwala na rozwój obszaru BI z pełnym wykorzystaniem z przewagi technologicznej.

Andrzej Olechowicz

BI Preseller dla rozwiązań analitycznych, raportowych, do budżetowania i planowania, CRM, alokacji kosztów pośrednich. Socjolog z zacięciem technicznym. Żeglarz, lotniarz i narciarz.