Zarządzanie z wiedzą
Sprawne zarządzanie wymaga przekrojowej i historycznej wiedzy o procesach zachodzących w przedsiębiorstwie. Większość (lub wszystkie) potrzebnych do tego danych jest co prawda w firmowych systemach, ale dostęp do nich i przetworzenie w postać czytelną i użyteczną dla kierownictwa jest działaniem skomplikowanym. Systemy Business Intelligence (BI) stanowią rozwiązanie tego typowego problemu.
Spis Treści
Wprowadzenie
W dzisiejszej zelektronizowanej gospodarce trudno sobie wyobrazić jakąkolwiek działalność biznesową prowadzoną bez silnego wsparcia informatyki. Większość procesów operacyjnych jest, w ten czy inny sposób, oparta na rozwiązaniach technologicznych, które automatyzują i upraszczają znaczną część powtarzalnych czynności. Powodują one osadzanie się danych transakcyjnych, zawierających szczegóły wszelkich zdarzeń w przedsiębiorstwie. Operacje na kontach, historia kontaktów z klientem, zmiany stanów magazynowych, billingi, faktury – to przykłady zdarzeń, które nieustannie pozostawiają po sobie trwały ślad w bazach danych i systemach informatycznych.
Systemy transakcyjne służą temu, żeby zapewnić sprawną bieżącą pracę firmy, ale w bardzo niewielkim stopniu wspierają poszczególne szczeble zarządzania. Dzieje się tak dlatego, że procesy zarządcze bardzo różnią się od procesów operacyjnych.
Czym innym jest efektywna i bezbłędna realizacja zamówień bądź obsługa kadrowo-płacowa pracowników (wspierane prawdopodobnie przez system ERP), a czym innym podjęcie istotnych decyzji inwestycyjnych czy opracowanie i realizacja strategii marketingowej.
Istotą systemów BI jest szybkie dostarczenie wiarygodnej informacji w postaci raportów, analiz i całych dedykowanych aplikacji, realnie wspierających podejmowanie decyzji, czyli innymi słowy – zarządzanie przedsiębiorstwem. Może to przyjmować różne formy. Inne wymagania będzie miał zarząd, oczekujący bardzo syntetycznej wiedzy o kondycji finansowej firmy przedstawionej w postaci kokpitów managerskich (dashboardów) czy też kart wyników. Czego innego będą oczekiwać managerowie średniego szczebla – skupieni na ciągłym planowaniu i monitorowaniu bieżących procesów, a jeszcze inaczej z takich rozwiązań skorzystają analitycy – oczekujący możliwości dowolnego drążenia i zestawiania ze sobą dostępnych danych.
Różni użytkownicy, różne potrzeby, lecz tak naprawdę jedno kluczowe wymaganie – dostęp do zintegrowanych i wiarygodnych danych oraz narzędzia i aplikacje pozwalające na sprawne uzyskiwanie oczekiwanych rezultatów. Odpowiedzią na to właśnie zapotrzebowanie jest Business Intelligence, rozumiane jako zestaw technologii i metod, ale również jako nowoczesne podejście do zarządzania oparte na wiedzy, a nie wyłącznie na intuicji.
Architektura Business Intelligence
Postulat posiadania dostępu do danych i narzędzi analitycznych można oczywiście zrealizować na wiele sposobów. Na rynku dostępnych jest szereg konkurujących ze sobą technologii i rozwiązań. Różnią się one od siebie w szczegółach, jednak ogólny schemat architektury w większości przypadków jest podobny.
Dane źródłowe pobierane są cyklicznie z systemów transakcyjnych z użyciem metod mających na celu sprawne wydobycie tego, co jest istotne, przy jednocześnie jak najmniejszym wpływie na wydajność obsługi procesów biznesowych. Kolejnym krokiem jest oczyszczenie i integracja danych, które pochodzą z różnych źródeł. Wymaga to ich łączenia, dopasowania i uspójnienia.
Tak przygotowane dane trafiają do hurtowni danych, czyli centralnego repozytorium zorganizowanego tak, aby informacje były jak najbardziej dostępne i użyteczne dla ich potencjalnych odbiorców. Hurtownia danych zawiera w dużej mierze kopię tego, co istnieje w systemach źródłowych, jednak jej fizyczne oddzielenie oraz całkowicie inna struktura sprawiają, że prowadzenie nawet bardzo złożonych analiz jest szybkie, skuteczne i nie wpływa negatywnie na inne procesy biznesowe w przedsiębiorstwie.
Bazując na tak przygotowanym fundamencie, można zaimplementować kompleksowy zestaw standardowych raportów. Możliwe jest także wdrożenie szeregu narzędzi lub też zbudowanie wielu gotowych aplikacji, które stają się faktycznym narzędziem pracy użytkowników biznesowych.
Ważnym aspektem jest również zapewnienie pętli zwrotnej, czyli mechanizmów pozwalających na przekazywanie wyników działań analitycznych z powrotem do systemów źródłowych (schemat). Przykładem takich informacji, które mogą być użyte bezpośrednio w procesach operacyjnych, jest segmentacja klientów (wykorzystywana do tego, aby automatycznie dostosowywać model obsługi kontrahenta w zależności od grupy, do której został przypisany przez analityków).
Korzyści z wdrożenia
Wdrożenie rozwiązań Business Intelligence w przedsiębiorstwie daje wiele natychmiastowych korzyści (tabela).
|
|
Są wśród nich zarówno takie, które można łatwo zmierzyć, ale w pewnej części również takie, których wpływ jest wyraźny, choć trudny do jednoznacznego oszacowania.
Zaspokojenie potrzeb analitycznych przedsiębiorstwa może zostać osiągnięte na wiele sposobów, które różnią się zarówno kosztami, jak i ich użytecznością.
Najprostszym i niestety nadal dość powszechnym podejściem jest ograniczenie środowiska BI do zestawu arkuszy Excela, które zawierają dane pobrane z systemów transakcyjnych i są wykorzystywane do ich agregacji i prezentacji wyników. Jest to oczywiście rozwiązanie najtańsze. Przerzuca ono cały ciężar integracji i przetwarzania danych na analityków, którzy szybko stają się wprawnymi programistami tworzącymi coraz bardziej skomplikowane i zapętlone raporty. Prędzej czy później raporty przestają działać albo generują sprzeczne ze sobą wyniki. Utrzymywanie takiego środowiska staje się coraz droższe, nie mówiąc o niezwykle trudnym rozwoju i ryzyku związanym z utrzymywaniem różnych wersji prawdy w przedsiębiorstwie. Taka strategia może się jedynie sprawdzić w małej organizacji, która prowadzi nieskomplikowaną działalność (niewielka liczba danych).
Innym podejściem jest zastosowanie gotowych, „pudełkowych” (pre-defined) rozwiązań BI, oferowanych zarówno przez dostawców systemów transakcyjnych, jak i wyspecjalizowanych dostawców Business Intelligence. Takie, w dużej mierze gotowe, pakiety po dopasowaniu do specyficznych wymagań użytkowników mogą być bardzo dobrym rozwiązaniem dla wielu firm. Łączą one stosunkowo niewielką cenę ze sporą użytecznością, zwłaszcza dla małych i średnich przedsiębiorstw, prowadzących działalność typową dla danej branży.
Z kolei duże przedsiębiorstwa, o złożonej strukturze i z wieloma heterogenicznymi systemami źródłowymi, wymagają za każdym razem specyficznego (custom) podejścia.
Implementacja rozwiązań BI w tego typu firmach jest zawsze procesem złożonym, silnie zależnym od specyficznych wymagań i uwarunkowań. W takich przypadkach użycie rozwiązania z półki nie jest w stanie rozwiązać znacznej części problemów i dlatego również koszty takiego projektu są zwykle największe. Jednak korzyści opisane powyżej coraz częściej uzasadniają takie inwestycje. Dzięki temu wdrażanie systemów Business Intelligence jest dziś jednym z najważniejszych obszarów informatyzacji we wszystkich sektorach rynku.
