Szanse i zagrożenia wykorzystania technologii BI w procesach podejmowania decyzji biznesowych
Z punktu widzenia użytkownika celem wdrożenia narzędzi BI jest uzyskanie aplikacji analitycznej, która dokładnie odwzorowuje wybrany proces biznesowy przy jednoczesnym zachowaniu maksymalnej prostoty użytkowania (rozumianej jako ilość operacji koniecznych do wykonania w celu uzyskania gotowej, przetworzonej informacji analitycznej).
Spis Treści
Dokładność odwzorowania badanego procesu biznesowego jest istotna, wymaga by wszyscy biorący w nim udział (lub analizujący jego przebieg) posługiwali się stosunkowo jednolitą terminologią, używali tego samego języka kodów do identyfikacji poszczególnych obiektów lub kategorii, przetwarzali informację według zdefiniowanych standardowych procedur. Jest to pierwsze i jak się wydaje najpoważniejsze zagrożenie projektu wdrożeniowego BI. Nie zdarza się bowiem powszechnie że wdrożenie systemu ERP podporządkowane jest wymaganiom stawianym systemom wspomagania decyzji. Najczęściej jest dokładnie odwrotnie, dopiero po wdrożeniu systemu ERP następuje specyfikacja potrzeb zarządczych. To trochę późno i w efekcie cały wysiłek wdrożeniowy zamiast na aspektach merytorycznych koncentruję się na procesie ETL. W tym miejscu postawić można tezę, w myśl której podporządkowanie wdrożenia systemów ERP szeroko rozumianym potrzebom zarządczym, poprzedzonym głęboką analizą strategicznych procesów biznesowych organizacji, powinno pozwolić na istotne ograniczenie ryzyka niepowodzenia wdrażanego projektu BI.
Dużym zagrożeniem dla powodzenia projektu wdrożenia systemu analitycznego wykorzystującego koncepcję BI jest nieścisłe lub kompletny brak określenia wymaganej informacji wyjściowej. Technologia OLAP łączy w sobie wielowymiarową reprezentację danych wraz z wydajnym mechanizmem ich udostępniania. Przeglądanie kostek OLAP, w tym zmiana układu prezentacji czy kryteriów wyboru danych, jest proste nawet dla początkujących użytkowników i może być wspomagane przez łatwe w użyciu narzędzia wizualne. Tak więc analitycy nie posiadając pewności, co do wymagań kadry zarządzającej wykazują tendencje do umieszczania w raportach końcowych wszystkich informacji z danego obszaru merytorycznego oferowanych przez aplikację. Duża objętość raportów oraz ich przepełnienie danymi powodują spowolnienie procesu podejmowania decyzji. Stąd już tylko krok, aby docelowy system wspomagający stał się systemem utrudniającym ten proces.
Z perspektywy cyklu życia organizacji
Zdolność organizacji do wykorzystania informacji jako zasobu strategicznego jest w zasadzie najważniejszym miernikiem dojrzałości jej procesów biznesowych. Pytanie o poziom dojrzałości poszczególnych procesów biznesowych czy całej organizacji, staje się również kluczowe w kontekście oceny skuteczności wdrażania oraz późniejszym wykorzystaniu technologii BI w procesach podejmowania decyzji.
Organizacje pierwszego, operatywnego poziomu dojrzałości tak naprawdę nie potrzebują rozwiązań BI. Są to szybko rosnące organizację gospodarcze skupione na rozwiązywaniu problemów „tu i teraz”. Informacja jest „własnością” jednostek i wykorzystywana wyłącznie na użytek doraźnych celów biznesowych (każdy ma tu własną wersję prawdy). Bardzo szybko, jeżeli organizacja dalej wzrasta obserwowane jest zjawisko tworzenia wewnątrz korporacyjnych silosów informacyjnych – to drugi poziom dojrzałości organizacji. W ramach pionu, departamentu czy jednostki biznesowej informacja jest w zasadzie spójna, zarządzana przy użyciu lokalnych standardów i narzędzi BI, oczywiście każdy „silos” stosuje własny standard i własne narzędzia.
Ocena efektywności wykorzystania rozwiązań BI możliwa jest tu jedynie w kontekście efektów uzyskiwanych w ramach silosu. Często ocena taka jest wysoka – z pozycji silosu nie projektuje się bowiem przedsięwzięć strategicznych co najwyżej skutecznie kontroluje i raportuje wykonanie zadań operacyjnych. W skali całej organizacji natomiast, efektywność procesów przetwarzania danych w informacje wspierającą decyzje, szczególnie decyzje o charakterze strategicznym jest znikoma. Poszukiwany efekt synergii wykorzystania technologii BI w taki przypadku nie działa. Co więcej, istniej bardzo duże niebezpieczeństwo paraliżu informacyjnego organizacji, każdy departament potrafi uzasadnić swoją prawdę wykorzystując najnowsze zdobycze informatyki w tym, stosując nawet zaawansowane modele symulacyjne czy optymalizacyjne. Prawdziwym wyzwaniem jest w takiej sytuacji osiągnięcie kolejnego poziomu dojrzałości organizacji, zintegrowanie środowiska informatycznego w taki sposób by powstał jeden, pełny obraz przepływu danych w organizacji – by w końcu powstała jedna wersja prawdy o przedsiębiorstwie.
Stopniowe, ewolucyjne przejęcie kontroli nad informacją w skali całej organizacji, w sytuacji umacniania się pozycji silosów, a takie tendencje są naturalne, często wydaje się przedsięwzięciem wyjątkowo trudnym do realizacji. Jednakże brak skutecznych decyzji w tym zakresie praktycznie uniemożliwia osiąganie korzyści z budowy zintegrowanego systemu informacyjnego organizacji (EIS), gdzie jednym z podstawowych warunków jest powszechny (oczywiście w ramach uprawnień) dostęp pracowników do informacji biznesowej. Czasami rozwiązanie problemu przychodzi z zewnątrz – przejęcie lub fuzja firmy przez silniejszą organizację wymusza procesy adaptacyjne, standaryzując przede wszystkim procesy przetwarzania i przepływu informacji.
Najwyższy poziom dojrzałości organizacji, gdzie spodziewane są największe efekty z wykorzystania narzędzi BI, to poziom w którym informacja jest narzędziem pomiaru, oraz doskonalenia procesów biznesowych. Organizacja jest w stanie monitorować otoczenie konkurencyjne i elastycznie adaptować swoje zasoby strategiczne do zmieniających się warunków zewnętrznych. Jest w stanie kontrolować proces tworzenia wartości dodanej skutecznie zaspakajając, a czasami kreując, potrzeby klientów jak również wyprzedzając potrzeby partnerów biznesowych w całym łańcuch dostaw.
Artykuł pierwotnie opublikowany na portalu decyzje-IT.pl (źródło). Przedruk za zgodą autora.